個人情報及び特定個人情報保護方針

合同会社YHL(以下、「当社」)は、情報処理・文書作成等の事務処理請負事業を営む個人情報取り扱い事業者として、お客様からお預かりした個人情報及び特定個人情報の適正な取り扱い並びに保護の徹底は、社会的責務であると考えます。
さらに、個人情報及び特定個人情報の保護によりお客様にご安心いただくことは、当社の事業活動の重要な基本事項の一つであると考えております。
そのために当社では、「個人情報及び特定個人情報保護方針」を掲げ、その遂行のために最大限努力することをここに宣言いたします。

  1. 当社において個人情報及び特定個人情報を取り扱う際は、業務の遂行並びに従業員の雇用、人事管理上に必要な範囲でのみ取得し、利用、提供を行います。個人情報及び特定個人情報を取得する場合は、利用目的を公表または本人に明示し、目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し実施します。同様に当社が業務委託元より委託された個人情報及び特定個人情報についても厳正な管理を行い、その利用は契約範囲内のみとします。
  2. 当社は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。
  3. 当社では、個人情報及び特定個人情報への不正アクセス、個人情報及び特定個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩を予防するために合理的な安全対策及び是正処置を行います。
  4. 当社は、個人情報及び特定個人情報の管理責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施及び運用に関する責任と権限を与え、適切な管理を行います。
  5. 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、教育、運用、監査、見直しなどを通じて、継続的に改善を行います。
  6. 当社では、個人情報及び特定個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用及び第三者への提供の停止の求め、その他苦情、ご相談など、個人情報及び特定個人情報に関するお問合せについての窓口を設置し対応致します。

制定日 2020年4月15日
合同会社YHL
代表社員 伊藤与史生

個人情報及び特定個人情報の取扱について

合同会社YHLは、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。

1.利用目的

当社が取得した個人情報及び特定個人情報は、以下の利用目的の範囲内で使用します。

項目利用目的
1情報処理・文書作成等の事務処理請負事業でお預かりした個人情報 1.受託業務の遂行
2.営業提案、紹介、業務連絡、見積・発注・契約、請求、支払に係る業務
3.協力会社等の募集、契約、業務連絡、管理、支払に係る業務
4.上記の利用目的に付随する目的
2当社への採用選考を希望される方に関する個人情報1.採用選考に関する手続き
2.採用選考手続き等応募者への情報提供・連絡・通知等
3 従業員等に関する個人情報 1.人事管理の手続き
2.給与管理の手続き
3.雇用保険、社会保険の手続きのため
4.顧客に対する保有資格や業務遂行能力の説明のため
5.社内報や広告物への掲載
6.お問合せ内容の確認、回答 ほか
4 従業員等の特定個人情報 法令に基づき、従業員、外注先、その他の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務

2.外部委託
当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を預託することがあります。その場合、業務委託先に対して適切な監督を行い、第三者への開示・提供及び第1項の目的以外に利用することを禁止します。

3.第三者提供
(1)当社は、本人同意がない限り、法令の規定または司法手続きに基づく要請による場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。
(2)当社は、法令の規定または司法手続きに基づく要請による場合を除き、特定個人情報を第三者に提供することはありません。

4.個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等手続きについて
(1) ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」という。)を要求される場合には対応いたします。
(2) お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認する場合があります。
(3) ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
(4) ご本人またはその代理人からの個人情報及び特定個人情報等の開示請求、当社からの個人情報の開示回答は合理的期間内に回答させていただきます。

【開示等の手続きの方法】
お問合せは、「個人情報開示等請求書」により郵送で承っております。5.のお問合せ先まで所定の「個人情報開示等請求書」をご請求ください。

【「開示等の求め」に対する手数料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回のご請求ごとに、1,000円(税込)の手数料をご負担いただきます。各請求書を当社へ郵送する際に、1,000円分の切手をご同封ください。

5.個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
お問合せ先:合同会社YHL 個人情報問合せ窓口担当
      eメール:info@yhl.tokyo

    合同会社YHL
                               個人情報保護管理者